対象:効率的に仕事がしたい方 
効果:仕事をシンプルにして効率化する視点を持てます

 今回も効率化の続きで「3.単純化」手順の単純化についてです。
 仕事の手順はシンプルであればあるほど良いです。

 シンプルであることで、
  ・作業を理解するのにあまり時間がかからない
  ・間違いにくい
  ・早く正確に仕事を引き継ぐことができる
  ・作業を覚える負担が少ない
  ・仕事を応用し易い
  ・業務マニュアルを作り易い
 などのメリットがあります。

 新任者への仕事の引継がスムーズならそれだけ時間のロスを抑制できますし、作業が単純であれば間違いが少ないので心理的負担も少ないかと思います。業務マニュアルの作成は通常作業の数倍の時間を要します。作業が単純で工程が少なければマニュアル作成の時間や負担も少なくて済みます。

 もしかしたら、仕事を必要以上に複雑にしているかもしれません。
 例えば、

   1+5+6-7+20-12-11=2

   1+1=2

という二つの数式があります。得たい結果は同じ2なのですが、上段の数式の方が複雑で計算するのに時間がかかります。計算方法としては下段の1+1=2を採用するかと思います。極端な例ではありますが、こうしたことを意外と普段の仕事の中で行っているかもしれません。自分で振り返ってみる、あるいは他者に見てもらうと、「そういえば、ここはもっとシンプルにできるかも」と気づける場合があります。

 そのような視点を持って頂ければ、よりスマートな仕事の流れをつくれるのではないかと思います。

次回は、効率化の「4.自動化」についてです。