対象:業務改善したい方 
効果:業務改善の進め方について理解できます

 今回も、業務改善の進め方についてお話します。
 前回は、「1.目的、ありたい姿、目標」についてまでお話しました。今回は、「2.現状分析」についてお話します。
 まず、現場の方と対話することで現状について理解します。「1.目的、ありたい姿、目標」を明確にするステップでおおよその事は把握できているかと思いますが、現場での具体的な業務内容に触れることでよりリアルに実感できます。

 このステップでは、
   ・抱えている課題
   ・業務内容
   ・業務手順
   ・作業時間
などについて把握します。

 まず、「抱えている課題」に関してですが、例えば、
   ・作業が多くて時間内に終わらない。残業が多くてしんどい。
   ・無駄な作業が多い。
   ・何度も同じデータを入力しなければならない。
   ・手書きの伝票処理が多い。
   ・書類やデータの種類が多くて整理が大変。
など、現場ではどの様に困っていてどうなって欲しいのかを理解します。

 ただ、「1.目的、ありたい姿、目標」のステップでの対話者と「2.現状分析」での対話者が違う方である場合(「1.目的、ありたい姿、目標」では雇用主・上司、「2.現状分析」では現場担当者などの場合)、考え方に食い違いがあるかもしれません。「社長の理想は分かったけど、実際そんな風に時間短縮なんてできないよ」というような意見などです。その場合、雇用主・上司と現場とのミスマッチをなるべく少なくしていくことが改善をスムーズに進めていく上で大切ですので、じっくり話を聴き、その上で雇用主・上司の思いや改善によるメリットについてお話していきます。

 それから、「業務内容」「業務手順」「作業時間」について聴いていきます。
 手順としては、
   A.業務を棚卸し、
   B.各業務量を調査して、
   C.業務量が大きい順に並べて、
   D.改善する範囲を絞り込む。
などの流れで進めていきます。

 次回に続きます。