対象:業務改善したい方 
効果:業務改善の進め方について理解できます

 今回も、業務改善の進め方についてお話します。
「2.現状分析」についての続きです。

 「業務内容」「業務手順」「作業時間」について、
    A.業務を棚卸し、
    B.各業務量を調査して、
    C.業務量が大きい順に並べて、
    D.改善する範囲を絞り込む。
という流れで進めていきますが、まずA~Cまでで、何の業務に最も時間をかけているかが浮き彫りになります。このステップまでで現状を業務毎に数値的に把握できたならば、おのずと「D.改善する範囲を絞り込む。」によりターゲットは絞り込まれると思います。

 A~Cまでのステップでは、業務の一覧表を作成します。エクセルを使うとソートで並び替えができるなど便利です。

 項目(列)としては、
   ・分類(例:会計)
   ・内容(例:現金出納データ入力)
   ・一回当たりの時間数
   ・頻度(日・週・月・年)
   ・年間業務時間数
です。

 まず、思いつく内容、時間数や頻度をザッと記述していきます。年間業務時間数は一回当たりの時間数に頻度を掛け算して計算します。エクセルであれば、年間業務時間数のセルに予め計算式をセッティングしておけば自動的に計算されます。一覧表の一番下段には総合計の行を設けることで、年間業務の総時間数も把握することができます。一覧表ができましたら、年間業務時間数の列をキーにして降順で並び替えをすれば、時間数の多いものの順に並べることができます。その後は、「D.改善する範囲を絞り込む。」ステップで上位何割までを改善対象とするか決めます。

 できた一覧表を眺め、何となく「この業務が一番時間かけているよな~」と目星をつけていたのが意外とそうでもなかったり、あるいは、「そういえば、この業務もっとやらないといけないのに、あんまり時間かけてないぞ」などの気づきがあるかもしれません。

 次回も続きます。「3.課題抽出」についてです。