対象:業務改善したい方 
効果:業務改善の進め方について理解できます

 今回も、業務改善の進め方についてお話します。
 「3.課題抽出」についてです。

 現状分析から、
    A.削減できる
    B.まとめてできる
    C.単純化できる
    D.自動化できる
業務などを抽出します。

 まずは、「A.削減できる」ことはないかについて考えます。何よりも“やらない”に越したことはありません。そもそも、やらなくてもいいことを効率化・自動化することは無意味です。やらなくてもいいと判断した作業はバッサリ切り捨てていきましょう。

 やらなくてもいい仕事を判断する視点として、
   ・前任者から引き継いだ業務の内、実はやる必要がないこと
   ・不要な分析
   ・不要な情報収集
   ・作成する文書への不要なデコレーション
などです。

 「前任者から引き継いだ業務の内、実はやる必要がないこと」ですが、例えば、引き継いだ業務を「前任者がやっていたから」ということで、惰性で行っている場合です。「ずっとこの作業は受け継がれてきたことだから」という理由だけで何となく継続されていることも考えられます。客観的に見て「どう考えてもこの作業はいらないよなー」と判断したならば、時間の無駄なのでやめた方がいいでしょう。ただ、やめるにあたって上司などに了解を取った方がいい内容のものもあると思いますので、その場合は同意を取る必要があります。

 「不要な分析」「不要な情報収集」は、分析や情報収集そのものが仕事になっていて、実は目的が不明確なケースです。「この分析、何のためにやっているんだっけ」「どんな効果があるのかな」「この情報収集、多少は役に立ちそうだけど、かける負担程の効果はあるかな」といった視点でチェックします。不要と判断したならば、思い切ってスパッと切った方が時間の節約になります。

 「作成する文書への不要なデコレーション」ですが、文書の内容にもよりますが、必要ないのにイラストなどのデコレーションを行うなどの場合です。イベントの告知などであればデザイン的な要素は効果的ですが、事務的な通達などで凝ったデザインを取り入れるのは不要な手間かと思います。既存のデザインを配置するだけでも、意外と時間がかかります。「この内容ならシンプルに済ませてもいいだろう」という判断が有効です。

 次回も「3.課題抽出」の続きです。