対象:業務改善したい方 
効果:業務改善の進め方について理解できます

 今回も、業務改善の進め方についてお話します。
 「3.課題抽出」についてです。

 現状分析に関し、
    A.削減できる
    B.まとめてできる
    C.単純化できる
    D.自動化できる
の内、前回は「A.削減できる」についてお話しました。

 今回は、B~Dまでについてです。実際に私が作成したシステムのことを例にお話しします。
 題材とするのは、「ランチシステム」と名付けた、職員の給食データを自動計算・管理するシステムです。内容は、各職員の給食の発注数を集計し、給食業者へ連絡する発注数の計算、各職員の月毎の発注数の計算や給与からの給食費の天引きなどを自動で行います。日毎2時間の作業時間を削減しました。年間に換算すると480時間(日2時間×週5日=週10時間  週10時間×4週=月40時間  月40時間×12ヶ月=年間480時間)です。

 まず、「B.まとめてできる」ですが、それまで給食の発注は各職員が個別で行っていました。発注方法は口頭と内線から、発注時間は前日以前から当日の業者へ発注するタイミングぎりぎりである場合などまちまちでした。また、支払い方法は現金払いでした。従って、担当者は発注の都度対応に追われ時間のロスが発生する上、金額が合わない事象も時折起こっていました。よって、システムを作成すると共に発注ルールを定めました。

 内容は、
  ・各部署にエクセルVBAで作成したシートを配布、各職員の週毎の発注データを
   入力してもらいLANにより担当者の端末に送信する。
  ・発注データの送信は毎週木曜日の正午までとする。
  ・支払は現金払いから給与天引きに改める。
などです。

 以上の改善により、発注データの集計や集計するタイミング、支払い方法を「まとめてできる」ようになり、時間のロスや集金ミスを削減することができました。

 次に、「C.単純化できる」ですが、集計方法をこれまでの個別対応から、部署単位でのエクセルシートを担当者のシステムの該当箇所に貼り付け、作成したボタンをクリックすることで自動集計するものに改めました。これにより、集計作業が「単純化」され、作業時間と共に、発注ミスを削減することができました。

 最後に、「D.自動化できる」ですが、システムの作成により、日毎発注合計や各個人の請求額などを「自動」で集計できるようになり、同じく、作業時間と共に、発注ミスを削減することができました。

 次回は、「4.実施、体制整備」についてです。