対象:業務改善したい方 
効果:業務改善の進め方について理解できます

 今回も、業務改善の進め方についてお話します。
 「4.実施、体制整備」についてです。
 課題抽出まで進みましたら、改善を実施し体制整備していきます。
 体制整備の目的は、業務改善により効率化された体制がスムーズに運営されることです。

 体制整備においては、
    ・業務のシステム化
    ・マニュアル化
    ・新ルールの教育
などが挙げられます。

 「マニュアル化」の目的は、
    ・最適なやり方が整然と並べられており、
    ・習得しやすくて、
    ・誰がやっても同じ結果で、
    ・その結果は最良であること。
です。

 そのために心掛けたいのは、
    ・単純明快
    ・一目で理解
    ・素早く理解
    ・迷わない
などの要素を意識し作成することです。

 言葉はなるべく少なめが良いかと思います。もちろん、少なすぎて理解しづらくなってはいけませんが、一般的に活字を読むのは疲れる、面倒なことかと思いますので、図を積極的に活用するのが有効かと考えます。

 パソコンを使った仕事でおすすめなのがプリントスクリーン機能です。キーボードに「Prt Sc」(Print Screen(プリントスクリーン))と記されたキーがあるので、該当の画面でキーを押した後、ワードやエクセルに “ 右クリック>貼り付け ” の手順で貼り付けていきます(「Prt Sc」キーだけで反応しない場合は「Fn」(ファンクション)キーを同時に押します)。そして、該当箇所をワード・エクセルの “ 挿入タブ>図形 ” で丸や矢印を描くことで示したり、 “ 挿入タブ>テキストボックス ” でコメントを記入します。

 この方法により、結構簡単にマニュアルを作成できます。それでも、作成は面倒でありそれなりに時間も掛かりますが(例えば、内容によりますが10分程の作業をマニュアル化するのに40~50分程度必要)、それでも文字だけで表すより、理解しやすく分かり易いものを素早く作成できると思います。

 次回も、「4.実施、体制整備」についてです。