対象:業務改善したい方 
効果:業務改善の進め方について理解できます

 今回も、業務改善の進め方についてお話します。
 「4.実施、体制整備」について「新ルールの教育」に関して、です。
 新ルール教育の目的は、
    ・新しい業務のやり方を
    ・素早く
    ・間違いなく
    ・実行できるようになる
ことです。

 教育期間は生産には寄与しません。仕事をしながら教育される場合は多少は貢献できますが、独り立ちした状態と比べると生産性が低いかと思います。よって、費用対効果を考えるなら教育期間は短いに越したことはありません。長期間時間を掛けなければならないことや、あえて遠回りを経験させる場合もありますが、それも長期的に見て費用より効果が勝っていると判断するからだと思います。

 新しい仕事のやり方を短期間で間違いなくこなせるように伝授していくには、
     ・伝授する方が新業務を理解している
     ・目的が明確
     ・ゴールまでの道筋が明確
     ・主語・述語が明確
     ・説明が分かり易い
     ・専門用語が少ない
などの要素を意識すれば良いと考えます。

 伝えるに当たり伝授する方法をテンプレート化するのも有効かと考えます。
 例えば、
     これから○○についてお伝えします。
     目的は○○です。
     ゴールは○○になることです。
     そのため○○なルートをたどります。
     そのためには○○が必要です。
     よって○○の方法をお伝えします。
のようなパターンを身に付けることです。

 また、教えられる側の心構えも重要です。教える側がどんなに「いかに分かり易く、短期間で身に付けてもらうか」と苦心しても、教えられる側の気持ちが弱かったり斜に構えたりされては、スムーズに伝授が進んでいきません。

 教えられる側の心構えとして、
    ・素直に聞く。
    ・ただ、鵜呑みにはしない。「なぜか」という視点は持つようにする。
    ・聞いたことは積極的に自分でやってみる。
    ・過程や結果について振り返り、改善する。
    ・分からない点はそのままにしておかない。質問する。
    ・自分が教える側に立つことを意識して聞く。
などが有効です。

 ここまで、業務改善の流れについてお話ししてきました。今後も、業務改善の各要素について、より深掘りしていければと思います。