対象:資料室を整理したい方 
効果:資料室整理の手順について理解できると共に、
それに関連する能力アップが期待できます

 今回も、資料室の整理について考えたいと思います。
 「1.目的を明確にする」についてです。
 そもそもなぜ資料室整理をするのか、ということです。程度にもよりますが、雑然とした資料室を整理するには時間と労力が掛かります。他部署の担当者にも関わってもらう必要があります。もちろん、整理されているのに越したことはありませんが、「なぜそれが必要か」を明確に伝えることで自分自身や各部署の担当者への動機付けになります。

 動機付ける理由として、マイナス要因では、
 〈不便さ〉
    ・無駄なスペースが多い
    ・このままの状態が続くと早々に資料室がいっぱいになってしまう
    ・早々にいっぱいになると廃棄の手間が余計に掛かる
    ・雑然としていて探すのに手間が掛かる
    ・雑然としていて物の移動に手間が掛かる
    ・部分的に整理しても抜本的な解決にならない
    ・物を重ねすぎることで段ボールがつぶれれば、交換する場合手間が掛かる
 〈費用の増加〉
    ・早めに資料室がいっぱいになると廃棄の回数が増え余計に費用が掛かって
     しまう
    ・廃棄の回数が増えることは作業の増加による人件費のロスである
    ・物を探す時間も費用であり、探すことはロスである
であり、整理の実施で得られるプラス要因は、
 〈利便性の増加〉
    ・すぐに必要な物を見つけられる
    ・無駄なスペースが減る
    ・廃棄の費用を節約できる
    ・廃棄の回数が少なくなり手間が減る
などが挙げられるかと思います。

 ただ、その様な理由を丁寧に説明したとしても、反発は起こりえます。実際忙しくてやっている余裕がない場合や、内心「めんどくさい」という気持ちから理由付けされる場合などもあります。必要性を説きつつも関係者の話もしっかり聴く姿勢が大切かと思います。また、話が進まない場合は、時に強く押し進めることが必要な場合もあります。ケースバイケースで対応が求められます。

 次回は、「2.ルールを作成する」についてです。