対象:資料室を整理したい方 
効果:ルールの作成方法が分かります

 今回も、資料室の整理について考えたいと思います。
 「2.ルールを作成する」についてです。
 ルールは行動を制限するものですが、人を縛るためにあるのではありません。ルールの存在意義は、それに関わる方が
    ・なるべく便利に
    ・無駄なく
    ・利益を損なわず
    ・他者の迷惑にならず
    ・対象物を破損しないように
することです。

 今回の件に当てはめるならば、資料室の利用に関し、
     A. 物品の所在を分かり易くする
     B. スペースを無駄にしない
     C. 管理費用をなるべく抑える
     D. 物品を移動しやすくする
     E. 物品を壊さない
     F. 争わないようにする
ことです。

 そのような基準により具体的なルールを設定すると、
    ・物品を置く位置を決める(A、B)
    ・物品を時系列で置く順序を決める(A)
    ・各部署で物品を置く区画を決める(A、F)
    ・物品の置き方を決める(A、B、C、D)
    ・物品を重ね置きする数を決める(A、E)
     ※()カッコ内は上記に該当する項目
ということになります。

 以上の条件から作成したルール(仮)は以下の通りです。

                         平成30年1月13日作成

      資料室利用規程

    1.各部署が利用する区画は、別に表した見取り図の通りとする。
    2.物品は指定された区画の奥から順に置くようにする。
    3.原則、書類はサイズに応じて決めた段ボールに入れ保管する。
    4.段ボールの中身は、なるべく詰める。
    5.閲覧頻度の多い書類は、各部署に割り当てた棚に立てて保管する。
    6.不要と判断した書類は、なるべく破棄するようにする。
    7.段ボールを重ねる個数は5箱までとする。ただし、破損や崩れる
      危険性があると判断した場合は、重ねる個数を減らす。
    8.その他の物品を保管したい場合は、管理者の許可を得る。

     ※見取り図作成に関しては、次回でお話しします。
 現時点で作成した規程は、あくまで仮のものであり、「4.各部署の担当者を集め、説明会を開催する」時に各担当者の意見を伺いつつ、必要に応じて内容を調整していくこととなります。

 次回は、「3.区画整理の見取り図を作成する」についてです。