対象:資料室を整理したい方 
効果:見取り図の作成方法が分かります

 今回も、資料室の整理について考えたいと思います。
 「3.区画整理の見取り図を作成する」についてです。

〈B.資料室の利用状況の事前調査〉
 資料室の利用状況の事前調査は、現時点での資料室の利用状況を実地調査します。工夫として、6色の付箋を準備し各部門の色を決めるか、あるいは各付箋に各部門の名前を記入し、予め端にボールペンで連番してから貼っていきます。こうすることで、改めて箱の数を数えなくても各部門の箱の数を把握することができます。
 棚の利用状況においては、ブロック単位で同じように6色連番の付箋か各部門毎の付箋を格段の下の部分に貼っていきます。棚に置かれたファイルが各部門で混在している場合、それぞれのファイルの背表紙に付箋を貼っていく必要があります。今回は、ブロック単位で各部門が使用していると仮定します。
 それにより、
   ○床の利用割合(全体で16)
     ・A部門:3
     ・B部門:5
     ・C部門:2
     ・D部門:2
     ・E部門:1
     ・F部門:3
   ○書棚の利用割合(全体で75(A~C面各25ブロック×3))
     ・A部門:10
     ・B部門:38
     ・C部門:12
     ・D部門:6
     ・E部門:9
     ・F部門:0
という結果が出たと仮定します。

〈C.各部門に対する聞き取り調査〉
 各部門に対する聞き取り調査では、
    ・各部門の資料室の利用量(割り振り割合の算定のため)
    ・各部門の資料室の利用頻度(配置場所の設定のため)
を明らかにします。
 「各部門の資料室の利用量」調査では、事前調査の結果を基にヒヤリングしていきます。現時点の利用状況を示し、その他に資料室に置いておく物品について確認します。今回の調査では、特に追加の物品は無かったと仮定します。
 「各部門の資料室の利用頻度」調査では、資料室の物品を頻繁に出し入れするか、保管書類の記載内容を頻繁に調べるか、などについて確認します。
 今回の調査では、利用頻度の順番は総合的に
     ・A部門:3
     ・B部門:1
     ・C部門:2
     ・D部門:4
     ・E部門:6
     ・F部門:5
だったと仮定します。

 次回も、「3.区画整理の見取り図を作成する」についてです。