対象:倉庫を整理したい方 
効果:説明会開催における心構えについて理解できます

 今回も、倉庫の整理について考えたいと思います。
 「4.各部署の担当者を集め、説明会を開催する」についてです。
 これまで作成した一覧表や図面、資料室利用規定を基に、各部署の担当者を集め、説明会を開催します。

 説明会開催の目的は、
    ・今後、各部門で気分良く資料室を利用してもらう
    ・配置や規定について同意を得る
    ・計画を実施する
ことです。
 そのため、定めた配置や規定について理由を明確に説明します。心掛ける点は、公平性や透明性です。例えば、配分された面積が少ない、あるいは入口から遠い位置に配置された部門からは不満が出る可能性があります。
 ですので、
    ・実地調査で現状の物品を数えたデータを基に作成したこと
    ・各部門での聞き取り調査も重視していること
    ・計画内容は効率性・利便性・スペースの有効利用を考慮したものであること
などについて丁寧に説明していきます。

 ただ、それでも否定的な意見が出ることはあるかと思います。その場合は、その意見が公平性など利にかなったものであるか、といった視点から判断していきます。
 例えば、
    「今後保管する物品が増えた場合も、この区画割りを変更することは
     できないか?」
といった意見です。
 上記の内容は当然起こり得ることですので、対策を考える必要があります。
 この場合は、規定に変更を加えることが有効かと考えます。
 例えば、
     ・扱う物品の増加等により区画割りを変更する必要が生じた場合、
      区画割りを再度検討する。
といった一文を規程に加える方法などが考えられます。

 このように、説明会では内容を明確・丁寧に伝えるよう心掛けつつも、参加者の意見に耳を傾け可能・不可能に関わらずしっかり対応していくことが重要です。
 ただ、毅然とした態度で説明会に臨む心掛けも大切です。他者の行動に制限を掛けることは気が引けるかもしれませんが、
    ・資料室をより効率的で有効に活用できるように取り組んでいる
    ・公平性を重視している
など改めて自分自身に言い聞かせて、胸を張ってハキハキと自信を持って望んで頂ければ良いかと思います。
 次回は、「5.区画整理をする」についてです。