対象:倉庫を整理したい方 
効果:事後のメンテナンスについて意識すべきことが理解できます

 今回も、倉庫の整理について考えたいと思います。
 「7.事後のメンテナンス」についてです。
 資料室の整理が終わりましたら、後は定期的に、あるいは随時資料室のメンテナンスを行います。

 メンテナンス内容として、
  ・資料室がある程度あふれてきた時の廃棄
  ・ある部門からの、保管する物品が増えた場合の区画割りの変更要請に対する対応
  ・規程内容の、新たな不都合箇所が生じた場合の対応
  ・ルール違反があった場合の対応
などが考えられます。

 「資料室がある程度あふれてきた時の廃棄」について、廃棄には廃棄費用と、責任者や各部門担当者の時間や労力の負担が発生します。また、資料の中には廃棄不可のものもあり分別の判断が必要となり、その作業にも時間がかかります。よって、廃棄の回数はなるべく抑えるのが経済的だと考えます。

 ここで考えられるのは、前回の在庫量や聞き取り調査により割出した区画割りが今回の場合と多少の誤差があり、ある部門の区画はいっぱいになってしまっている一方で別部門の区画にはまだ余裕があるケースです。

 もしもその差が大きいならば、空いている部門のスペースをいっぱいになっている部門に提供してもらうことがより経済的です。空いている部門に、詳しく事情を説明しお願いするのが有効かと考えます。もし区画の提供が許されるならば、見取り図変更とビニールテープ・名札の張り替えを行います。

 また、廃棄するとき区画割りを微調整していけば、より実情に近づけるかと思います。「資料室をいかに整理するか(7)説明会を開催する上での心構え」の回でもお話しましたが、
   ・扱う物品の増加等により区画割りを変更する必要が生じた場合、
    区画割りを再度検討する。
などの一文を規程に定めておけば、より区画変更がやり易くなるかと思います。

 「ある部門からの、保管する物品が増えた場合の区画割りの変更要請に対する対応」や「規程内容の、新たな不都合箇所が生じた場合の対応」についても、同じように規程で柔軟に変更できるよう定めておけば良いかと考えます。また、意見にしっかり耳を傾け公平性を意識し対処することが求められます。

 「ルール違反があった場合の対応」については、例えばある部門の物品が別部門の区画に置いてあった場合などですが、まず現状を把握し、それから関係者に現場確認をしてもらいます。誤解によりうっかり置いてしまったということもあるかもしれません。丁寧に話し改めてもらえばいいかと思います。

 今回で、「資料室をいかに整理するか」は終了です。このシリーズでは、区画割りは部門単位で考えましたが、書類の種類で区画割りする方法も考えられます。また、他にも色々な方法があるかと思います。資料室の整理について、ケースに応じてより有効な方法を考え採用されれば良いかと思います。