対象:有益な会議を開きたい方 
効果:会議でのメンバー構成や出席人数について理解できます

 今回も、有益な会議の開き方についてです。
 前回、計画立案における検討項目としては、
  ・会議での検討項目
  ・出席を促すメンバーの構成
  ・出席人数
  ・日時
  ・場所
  ・会議の進め方
などを挙げました。今回は「出席を促すメンバーの構成」からです。

 メンバーの構成は会議の議題により異なります。
 大まかに図示すると以下の様になります。 ・経営戦略など会社全体の方針を決定する場合は、社長や各部長
 ・各部門全体の方針を決定する場合は、各部長・課長・担当者
 ・課の方針を決定する場合は、課長・担当者
 ・各課のメンバー内での取り決めをする場合は、担当者
 ・部門横断の取り組みやプロジェクトチームでの取り決めの場合は、各部門の担当者
  (役職者がメンバーになる場合もあるかと思います。また、必ずしもすべての部門
   からメンバーを選出しなければならないわけではありません)
   ※プロジェクトチームとは、新規事業の立ち上げや新製品開発に着手する場合、
    実現させるプロジェクトのために臨時的に編成される集団のことです。社内の
    各部署から適任者を抜擢してメンバーとします。目的の達成によりプロジェク
    トチームは解散され、メンバーは元の部署に戻っていきます。
といった構成になるかと思います。

 また、構成員の階層により、
  ・影響力
  ・人件費
に違いがあります。
 当然、社長や役員など上位の方々の集まる会議であれば、その決定は会社全体に及び強制力も強いでしょう。ですが、それだけに招集するには会社にとって重要な理由が必要であり、人件費も高額なだけに会議費用も大きくなります。それゆえ、その会議での議題は会社にとってインパクトの強い内容に限定されるかと思います。会議の内容を吟味してそれに応じた階層のメンバーを決定していくこととなります。

 また、会議の内容に関係している担当者がメンバーに含まれていなければ、「自分の存在が軽んじられた」と感じモチベーションが下がる可能性があります。慎重に人選する必要があります。

 「出席人数」は必要に応じてではありますが、これまでお話したように、業務に携わっている時間と同様、会議に出席する時間にも人件費が発生しています。参加者にとってもその間手を止めなければなりませんので、最低限に抑えれば良いかと思います。

 次回に続きます。