対象:有益な会議を開きたい方 
効果:会議の進め方について理解できます

 今回も、有益な会議の開き方についてです。
 これまで、計画立案における検討項目として、
   ・会議での検討項目
   ・出席を促すメンバーの構成
   ・出席人数
   ・日時
   ・場所
   ・会議の進め方
などを挙げました。今回は「会議の進め方」からです。

 「会議の進め方」において意識する視点として、
   ・筋書
   ・進行
   ・ルール
などが挙げられます。
 まず「筋書」についてですが、どう会議を進めていくか筋書を組み立てておくことは重要です。
 筋書を準備しておくことで、
   ・会議中に頭が真っ白になった時、筋書を見直すことで意識を回復するのに役立つ
   ・会議の内容が本筋から逸れた場合、本流に戻すのに役立つ
   ・議題の取りこぼしを防ぐことができる
などの効果があります。

 筋書を作成する手順は、
   1.ピックアップした項目を重要度の順に並べる
   2.各項目の重要キーワードをピックアップする
   3.一覧表にする
   4.会議の流れをイメージする
   5.台本を作成する
です。

 一覧表は、議題の項目や重要キーワードを整理します。エクセルなどの表計算ソフトで作成すると便利です。台本は、議題の項目や重要キーワード、会議の流れをイメージして作成します。挨拶から始まり、本題、最後の言葉まで作成しておきます。

 次に「進行」です。進行をイメージし練習しておくことで、よりスムーズに進行することができます。
 手順としては、
   1.会場で進行している様子をイメージする
   2.台本を何度か朗読して練習する
   3.発言者に対する関心の示し方についてイメージする
です。

 会議は思い通りにはなかなか進まないかと思いますが、進行の練習をすることで自信を持って会議に臨むことができます。会場で進行している様子をイメージしながら台本を朗読して練習します。誰もいなくても実際に開催する会場で練習することは、多少の場慣れ効果や声の大きさの調整などができ効果的です。

 発言者に対する関心の示し方については、相づち、アイコンタクトを適度にして発言者の話に積極的に耳を傾けるようにします。積極的に話を聞いてくれる進行役に対し、発言者はより親近感を持つ可能性が高いかと思います。親和的なムードは会議の流れを円滑にします。

 次回に続きます。