対象:有益な会議を開きたい方 
効果:会議の進め方について理解できます

 今回も、有益な会議の開き方についてです。
 「進行役の心構えと進行」についてです。
 これまで、会議の目的など必要性についての検討と、計画立案、進行役としての心構えについてお話ししてきました。今回は、実際の会議の流れについて考えたいと思います。

 会議の構成は、
   ・導入部分
   ・本題
   ・締め
に大まかに分けられるかと思います。各ステップに分け整理していきます。

 まず、「導入部分」についてですが、ここでお話しすることは、
   ・挨拶
   ・会議の運営上の注意
   ・テーマ
   ・目標
です。

 「本日はお忙しい中お集まり頂きましてありがとうございます。○○に関する会議を始めたいと思います」というような「挨拶」の後、「会議の運営上の注意」に移ります。

 「会議の運営上の注意」では、「いかに会議を有益にするか(7)」で検討したルールについてお話しします。
 「本題に移る前に、実りある会議にするために積極的になって頂きたいことと、守って頂きたいことがあります。
 まず、積極的になって頂きたいことは、どしどし発言して頂ければ、ということです。意見がたくさん出れば、会議もより実りあるものになるかと思います。そして、「これ言うと変に思われるかな」と思うことであっても大いに発言して下さい。そういう意見にこそ素晴らしい可能性があるかもしれません。
 あと、守って頂きたいことですが、相手の意見を非難するような「発言したくなくなる」言葉や態度はとらないようにして下さい。お互い「そんな意見もあるんだな」という気持ちで聞いて頂ければと思います」
というような感じでお伝えすれば良いかと思います。

 それから、「テーマ」「目標」ですが、
 「では、これから本題に移りたいと思いますが、今回のテーマは○○です。そして目標は○○になることです」
と、テーマ・目標を明言します。「いかに会議を有益にするか(3)」で決めたことを冒頭で述べることで、「いかに会議を有益にするか(2)」でお話ししたように、目的や目標水準が明快になり出席者も積極的に会議に関われるかと思います。会議のテーマ・目標は、パワーポイントやホワイトボードなどで、大きな字で分かりやすく表示しておくとより伝わるかと思います。

 「本題」では、進行役は積極的にメンバーの発言に関わるようにします。
 進行役が、適度なアイコンタクトやうなずきを発言するメンバーに投げかけます。発言するとき、誰も発言者を見ず、うなずきもなければ、発言者は不安な気持ちになることがあるかと思います。例え他のメンバーは発言者に目を向けなくても、進行役がその様に発言者に意識を向けることで、発言者は安心して話すことができます。

 また、基本的に「どしどし発言」を推奨しますが、テーマから外れた発言は会議を迷走させてしまいます。話の区切りで「発言ありがとうございます。ただ、内容がちょっとテーマから逸れているかなと感じますので、テーマに沿った発言をして頂ければありがたく思います。よろしくお願いします」と促せば良いのではないでしょうか。

 メンバーの発言が終わった後は、「ありがとうございます」と感謝の言葉を述べると良いかと思います。基本的に感謝されて嫌な気分になる人はいません。感謝の言葉により、より発言しやすい雰囲気になるかと思います。

 発言内容は、ホワイトボードやノートなどに記録し、「締め」の整理されたものを発表するときなどに活用します。

 次回に続きます。