対象:有益な会議を開きたい方 
効果:会議の進め方について理解できます。「締め」についてです。

 今回も、有益な会議の開き方についてです。
 「進行役の心構えと進行」についてです。
 前回、会議の構成を
   ・導入部分
   ・本題
   ・締め
に分け「導入部分」「本題」までお話ししました。今回は「締め」についてです。

 「締め」は会議の終わりの部分に当たりますが、
   ・整理
   ・結果確認方法
   ・締めの言葉
に分けられると考えます。

 「整理」では、これまで会議で決まったことの整理を行います。ホワイトボードやノートに記述したメンバーの発言内容に従い、決定した事項などを発表していきます。ただ、聞いたことは忘れられやすいので、この内容は後ほど文書化してメンバーに配布することで、決定事項の実施や実施期限が守られやすくなります。

 文書化し配布する場合は、
「今回の結果は、後日文書として皆さんに配布します。その内容に従い期限まで実施して頂きますようお願い致します」
といった台詞でお伝えすれば良いかと思います。

 「結果確認方法」は、会議での決定事項が期限内に実施されたかをどの様な方法により確認するか、ということです。
 方法は、
   ・新たな会議の開催
   ・アンケートの配布
です。

 どちらの方法を選択するかは決定事項の内容によるかと思います。「新たな会議の開催」の方が負担が大きいので、済ませられるのであれば「アンケートの配布」を選択すれば良いかと考えます。ただ、集計されたアンケート内容を確認し実施の結果が芳しくないのであれば、改めて会議を開催する必要も出てくるのではないでしょうか。また、アンケートを配布し集計した後会議を開催すれば、結果確認と今後の対応がよりスムーズにまとまるかと思います。

・新たな会議の開催であれば、
「今回決定したことの実施状況や内容に関し、実施期限を過ぎた後改めて会議を開催したいと思います。開催期日は改めて皆さんにお伝えします。よろしくお願いいたします」

・アンケートの配布であれば、
「今回決定したことに関し、実施期限を過ぎた後アンケートを配布します。実施状況や内容などについて記述し提出して頂ければと思います。また、内容次第では改めて会議を開催することもありますので、よろしくお願いいたします」
といった台詞でお伝えすれば良いかと思います。

 最後は「締めの言葉」です。
「今回決定したことを是非期日までに実行して頂ければと思います。よろしくお願いいたします。本日はお忙しい中お集まり頂きまして、ありがとうございました」
などで締めます。この様な台詞により、決定事項の実施を改めて促します。

 次回に続きます。会議での決定事項の実施状況とその評価についてです。