対象:情報共有の仕組みを作りたい方 
効果:記録媒体や書式について理解できます。

 今回も、情報共有の仕組みを作るための方法についてです。
 記録媒体や書式について考えたいと思います。

 媒体はデジタルを採用します。紙はできるだけ避けるのが良いでしょう。書類を綴り共有スペースに配置しておく方法も考えられますが、
   ・紛失リスク
   ・汚れ等破損リスク
   ・共有しづらい
   ・場所をとる
   ・表現手段が限定される
    (動画、音声、ハイパーリンクなどが活用できない)
   ・管理、修正がしづらい
などのデメリットがあります。

 デジタルであれば、
   ・データのバックアップによる紛失、破損リスクの回避
   ・ネットワーク等により共有が容易
   ・場所をとらない
   ・動画等色々な表現が可能
   ・管理、修正が容易
です。

 ソフトは、文章はワード、その他必要に応じてエクセル等を活用します。ワードやエクセルなどのマイクロソフトオフィスシリーズは、パソコン購入時に基本的にインストールされており、複数の端末で共有が容易です。パワーポイントはプレゼンのためのソフトですが、ビジュアル的に表現するのに便利です。ただ、パワーポイントが同梱されたオフィスのバージョンは標準仕様より少し高額なので、必要に応じて選択します。
 情報管理担当者は、受け取ったワード・エクセル・パワーポイント等のデータをPDFに変換してから共有するようにします。PDFに変換することで内容が書き換えられずに済みます。
 情報内容が動画や音声の方が適切ならそれに応じたソフトを活用します。その際も、あるもので対応できるならば、なるべくお金を掛けずそれを活用すれば良いでしょう。

 次は書式についてです。職員からの情報提供があったとしても、書式が各個人により異なると閲覧しづらくなってしまいます。また、情報管理の担当者により情報提供がある都度書式の修正をすることになると、担当者の負担が大きくなり、また情報共有されるまで時間が掛かってしまいます。書式の統一は情報共有を円滑に行っていくため重要です。

 では、どのような書式が有効かでしょうか。
 項目として考えられるのは、
   ・職員コード
   ・氏名
   ・部署名
   ・内線番号
   ・タイトル
   ・効果
   ・内容
などです。

 上述したように基本的にワードで作成しますが、エクセルやパワーポイント、動画、音声ソフトを活用する場合も、まずはワードで上記の内容を記述し、「ハイパーリンク」機能により各データファイルにリンクするようにすれば便利です(内容の部分に「ここをクリックして下さい」などの文言にファイルの格納箇所のハイパーリンクを記述するようにします)。
 具体的には、例えば以下のような形式になります。

     タイトル:○○に関する対応

     効果:○○が向上します。

     内容:・・・

     個人コード:999  氏名:山田 太郎  部署:会計  内線番号:301

 先頭にタイトルや効果を記載しておけば、内容をスピーディーに確認できます。部署や氏名などの個人情報は最後に記載しておけば、内容について疑問点がある場合アポイントを取ることができます。
 内容は、タイトル・効果・内容とも簡潔であることを心掛けると読みやすいかと思います。検索のしやすさを考慮し、内容から連想して欲しいキーワードを含めると活用しやすくなります。

 あと、ファイル名は、「タイトル、効果」だけで良いと考えます。これだけでそのままインデックスとして活用できますし、ファイルのしかるべき箇所への格納は、内容を確認の上情報管理担当者が行いますので(例:営業部のファイルなら営業部フォルダーへ格納)、部署や氏名などはファイル名には必要ないかと思います。ただ、ファイルを管理する際、ファイル名が偶然同じである可能性もあるので、その場合は管理担当者はファイルが上書きされないようファイル名の最後に連番するなどして対処するようにします。

 次回に続きます。