対象:情報共有の仕組みを作りたい方 
効果:情報の分類方法について理解できます。

 今回も、情報共有の仕組みを作るための方法についてです。
 ファイルの分類について考えたいと思います。

 ファイルの内容に応じたカテゴリー分けをしなければ、情報検索に時間や手間が掛かってしまいます。では、的確で利便性が高いのはどの様な分類でしょうか。
 その為には、使う側から考えてみます。
 例えば、「情報共有の仕組みを作るには(1)」で情報共有の対象になるコンテンツとして「成功の近道、失敗回避、労力・時間節約、ピンと閃く切っ掛け、会社の成長発展、資金増加、協力体制強化、能力アップ、士気向上」などの効果が期待できる内容が望ましいのではないかとお伝えしましたが、それぞれの項目に従ったカテゴリー分けを想定してみます。
 その場合、使う側からするとどうでしょう。情報を検索するのは、分からないことや業務のやり方を調べるときなど、何か困ったことや課題を解決しようとする場合ではないでしょうか。その様な視点に立ったならば、「成功の近道、失敗の回避、・・・」などの分類では検索しづらいかと思います。(「○○の業務のやり方について検索しよう」と思っても「成功の近道、失敗の回避、・・・どこを見ればいいの?」となるのではないでしょうか) 
 色々なケースが考えられますが、「やり方、お客様対応、苦情対応」など具体的なアクションに対するカテゴリー分けが、探したい情報のキーワードを連想しやすいかと思います。その際、職員の皆さんから意見を伺うことで、より実情に応じたカテゴリー分けができると考えます。使うようになってから、「そういえばこんなキーワードもあれば便利」と思い浮かぶこともあるかと思います。その都度、検討しカテゴリーを追加していけば良いと考えます。逆に、必要ないと判断したカテゴリーは削除することで、よりシンプルで使い勝手が良いものになるでしょう。

 あと、部署別で大分類しておけば、より検索しやすいかと考えます。会計担当者が営業部に関するノウハウ等の情報を検索することはあまりないかと思います。
 以上の条件から、例えば、
   〇営業
     ・お客様対応
     ・苦情対応
     ・商品情報
     ・在庫情報
     ・売上増加
   〇会計
     ・勘定科目
     ・支払情報
     ・会計ソフト
     ・決算処理
     ・データ分析
   〇技術
     ・設計
     ・CAD
     ・材料
     ・テスト
     ・費用削減
   〇製造
     ・作業方法
     ・材料
     ・倉庫内配置
     ・在庫情報
     ・運搬
     ・危機管理
などのようなカテゴリー分けが考えられます。

 他にも色々な項目が考えられますが、「実際に検索するとき、より分かりやすく・早く答えにたどり着くにはどの様な項目分けが有効か」を基準にカスタマイズすれば良いと考えます。

 次回に続きます。