対象：BCPを作りたい方
効果：BCPの作成手順について理解できます。
今回も、BCPをいかに作るかについてです。
「話し合いまとめる」に関して考えたいと思います。
各職員が、災害が発生した状況について考えイメージし対処すべきことについて書き出したならば、その内容を基に各部署で会議を行い計画を立てていきます。
主幹となる考え方は、
・自分や他者の安全をいかに守るか
であり、カテゴリーとして、
・行動
・必要な物品・配置場所・必要量
・避難経路
などについてまとめます。
各職員が想定したことを書き出すツールは、ワードなどを活用すると便利です。ファシリテーションや書記などの役割の方は、話し合いを行う前にワードで作成されたデータをメンバーから集めまとめます。単純に、書き出された内容をコピペしてまとめれば良いかと思います。そうすることで、ホワイトボードに項目を一つ一つ書いていく手間が省け、スムーズに会議を進めていくことができます。
話し合いの時はその内容を印刷して皆さんに配布し、それを見ながら項目順に必要性や妥当性などの視点から計画に盛り込むかを判断していきます。追記が必要なら内容に加え後で清書します。説明が必要な項目に関しては記載者に解説を求めます。
会議においては、
・奇抜な意見OK
・意見にしっかり耳を傾ける
・少なくとも進行役は発言している職員に対し、適度なアイコンタクトやうなずきに
より、「意識を向けていること・話を聴いていること」を相手に示すようにする
などの気配りにより話しやすい雰囲気作りを心掛けます。奇抜な意見にこそ革新的なアイデアが含まれているかもしれません。以上のような条件は、会議を開催する前に宣言しておけば良いかと思います。スムーズな会議の進め方に関しては、
・いかに会議を有益にするか（７）
でも取り上げていますので、よろしければご参考にして下さい。
次回に続きます。