これまでVBAにより作成したシステムについてです。
 今回は、「給食受注システム」に関してです。

□給食受注システム
 職場の給食の集計や受注を自動化するシステムです。
 これにより、職員給食の発注に関する、
   ①ネットワークを活用した自動集計
   ②料金の自動入力・給与天引
が可能になります。

〈導入の経緯〉
 以前は、職場の給食の受注を担当者が各職員からの電話等により受け、料金の受取は現金で行っていました。
 従って、 
   ・担当者は受注がある度に応対しなければならず、時間を取られた
   ・現金を職員個人や部署単位で受け取ることで時間が取られることに加え、合計金
    額が合わない事態が頻発した
   ・毎日、朝に集計し給食業者に連絡するため、業者の方では余分に作っておかなけ
    ればならず、食材の無駄が発生した
などの問題がありました。

 そこで、給食の集計や受注を自動化するシステムを開発しました。
 その仕組みは、
   ・担当者はVBAで作成した親システム、各部署は子システムを所有する
   ・各部署で子システムにより発注データを作成し、社内ネットワークにより担当者
    に送信する
   ・担当者は各部署から送信された発注データを親システムの部署毎のシートに添付
    する
   ・全部署のデータが揃ったら、プログラムを起動し集計する
   ・集計したデータを基に給食業者に発注する
   ・発注データは週毎に、木曜日に集計する
   ・各職員からの支払は、給与天引きにより行う
   ・給与天引きするためのデータは、市販の勤怠管理ソフトに自動格納する
という内容です。

各部署から担当者への週毎の発注データの流れ
(社内ネットワークを活用)

 これにより、
   ・担当者と各職員との発注や支払のやり取りが無くなり、担当者の作業時間が削減
    された
    (毎日約2時間×週5日=週10時間、年間で約480時間削減)
   ・料金が給与天引きになることで、お金のやり取りによる間違いが無くなった
   ・給食業者に週毎の発注データを事前に連絡しておけるようになり、業者での食材
    の無駄が削減された
などの効果がありました。

〈ご依頼者様の声〉
 ご依頼者様から、「これまでは、給食の発注及び集金等の仕事が煩雑で、当日分の処理が午後にまで及ぶような状況でした。新システム導入に伴い、給食費は給料より天引きし、当日集金がなくなりました。また、10日前位からメニューを配布し、3~4日前に各部署に予定を提出してもらい、事前に予定数を業者の方にお知らせできるようになりました。以前は、当日注文だったため発注数がなかなか確定できず、確定後からの注文では業者の方の配送が間に合わない状況でした。そのため、予想して多めに届けざるを得ず、余ることも多々あり、業者の方の労力や食材等の無駄を心苦しく思っていました。
 新システムにより、業者の方への発注は25分位早くなり、発注通りの数が届くようになりました。また、発注後からは次の仕事にかかれるようになり、午前の仕事が食事関係だけで終わるようなことがなくなりました。
 まだ問題点はあるものの、多量廃棄はなくなり、注文者名もわかり、双方良かったと思います。ありがとうございました」
(事務職 57才 女性)
とのお言葉を頂きました。ありがとうございました。

「チェック表作成画面」
作成日を指定しクリックすればチェック表が自動作成されます。

 

「自動作成されたチェック表」

 

「カレンダー表更新画面」
カレンダーが月毎に自動更新されます。

                「子システム」
         各部署の発注データです。作成し担当者へ送信します。
         どなたでも簡単に使えるよう設計されています。