対象：デスクを整理したい方
効果：デスク整理の手順について理解できると共に、それに関連する能力アップが期待できます。
デスクの整理について、前回に続きデスクを整理することで得られる恩恵について、「整理力の向上」の「３．破棄」をテーマに考えたいと思います。
〈整理力の向上〉
「３．破棄」ですが、ここで書庫に収納するか捨てるかの境目になります。
捨てる事においても基準を設けると、いちいち考えずスピーディに処理していけます。
では、どの様な基準を設ければ良いかですが、
１．役に立つか
２．ウェブや書籍でいつでも検索可能な情報か
といったルールが考えられます。
１．役に立つか
「１．役に立つか」でかなりの書類がふるいにかけられます。オフィスワークにおいていらない書類が日々発生します。
例えば、
・報告書などを作成した後の下書き・計算書類等
・出す必要のないアンケート
・チラシ
・もう読むことのないセミナー資料
などです。
必要ないと判断すればどんどん破棄していけばよいのですが、捨てる上で妨げになる「考え方の壁」があります。
・何かの参考になるのではないか
・いつか読む
・もったいない
などです。壁に阻まれていては資料がどんどん溜まってしまいます。そこで、これらの考え方が果たして有効か思案してみます。
・何かの参考になるのではないか
例えば、広告を作成する担当者が同業他社の広告を参考資料とする場合は利用するかもしれませんが、「何かの参考になるのではないか」となんとなく取って置いた資料を活用する機会はほぼ無いかと思います。
・いつか読む
「いつか読む」と保管した資料を改めて読むことはほとんど無いのではないでしょうか。「後で読む」と明確な意思を持って残した場合は別ですが、「いつか読む」と判断した内容は実際あまり重要ではないと思います。普段の業務で忙しく、読むべき資料も随時発生する中で、「いつか読む」資料をいつか読む機会はほぼやってこないでしょう。ただ、中身を見ないで捨てるのに躊躇するのであれば、見出しだけ見て判断しても良いと考えます。見出しを見れば自分にとって必要かどうかが大体判断できるかと思います。
・もったいない
なんとなく捨てるのがもったいないと思ってしまう場合もあるかもしれません。ただ、それらの書類によってスペースのムダが発生します。必要のない書類がワーキングエリアの一角を占めていればデッドスペースとなってしまい、場所がもったいないです。破棄してもよい書類は役割を終えた書類です。チラシにしても「相手に情報を伝える」という役目を果たしたわけです。
上記の中でセミナー資料はなかなか捨てづらい部類かと思いますが、枚数が多く場所を取ります。
・そのセミナーから知識として吸収した
・自分の実務には役に立たない
と判断したならば、思い切って捨ててしまっても良いと考えます。
ただ、どの様なセミナーに参加したか記録として残しておきたい場合は、タイトルや参加日時が分かる表紙だけを残しファイリングしておけばあまりかさばりません。あと、PDFなどデジタルデータ化しておけば物理的に場所を取らないので便利です。
２．ウェブや書籍でいつでも検索可能な情報か
ウェブや書籍でいつでも検索可能な情報は、あえて取っておく必要はありません。紙として置いておけばずっとその場所は占有され続けますが、ホームページで閲覧できるならその紙情報は破棄することでスペースを空けることができます。
なかなか読まない書籍が溜まり続けるのであれば、思い切って捨てる、古本屋に売ることも一考です。書籍は厚みがあるので積んでいくとかなりの場所を取ります。書籍を売るのはもったいないと思われるかもしれませんが、上述した様に本が占有している場所がもったいないです。また、書籍の山は見るだけでストレスが溜まります。自分が持っていた本を記録として残しておきたいのであれば、デジカメなどでタイトルだけでも写真を撮っておけば後で確認できます。改めて必要だと思った書籍は買いなおす、といった考え方に切り替えた方が、長い目で見ると得かもしれません。
次回に続きます。