対象:デスクを整理したい方 
効果:デスク整理の手順について理解できると共に、それに関連する能力アップが期待できます。

 デスクの整理について、前回に続きデスクを整理することで得られる恩恵について、「整理力の向上」の「収納する力」をテーマに考えたいと思います。

〈整理力の向上〉
・収納
 次に、収納について考えたいと思います。不要な書類の破棄した後は、残しておく書類をいかに整理するかです。有効な手段について以下のことが考えられます。

・ワーキングエリアには現役の仕事のみ
 デスク周辺のワーキングエリアには現在着手している書類だけを残し、それ以外は書庫に納めます。「デスクをいかに整理するか(1)効率性の向上」でもお話ししましたが、その様にしてより広いワーキングスペースを確保すれば、それだけパフォーマンスは向上します。現在着手しているもの以外の書類と混ざることによる探す手間も発生しません。

・書類は速やかにファイル化、一時保存の場合はクリアフォルダー
 書類は速やかにファイル化するのが望ましいです。ファイル化しタイトルを付けることにより、書類が可視化されます。
 書類が平積みされた状態だと、どの様な内容の書類が存在するのか分かりません。その中には、期限が区切られた重要書類も存在するかもしれず、後で気がついては手遅れになります。また、平積みの状態が続くと、「もしかして、重要書類が紛れてなかったかな」といった不安がどこか心の片隅でくすぶり続けるのではないでしょうか。よって、ファイリングすることで書類を見える化することは、ミスや不安を無くす上で有効です。

・クリップよりクリアフォルダー
 書類が複数に及ぶ場合、まとめず置いておくと一部紛失する恐れがありますが、すぐにファイル化できない書類もあるかと思います。その場合、クリアフォルダーに入れて一時保存しておくのが有効です。クリップでまとめてもよいのですが、他の書類に引っかかってクリップが取れる恐れがあり、その点クリアフォルダーに入れておけばばらけてしまう心配がありません。また、何となく安心感もあります。ただ、クリアフォルダーは角がとがっている場合が多いので、指を突いたりして痛い思いをする時があります。扱う際は注意して頂ければと思います。

・あまり閲覧しない書類は段ボール箱
 現在着手している仕事の書類は書庫に納めることになりますが、あまり閲覧しない書類はファイリングした後段ボール箱に入れておけばよいと考えます。書類の格納力は書庫の書棚より段ボール箱の方が格段に上です。ですので、書庫の書棚に立てる書類はたびたび閲覧する必要がある物に絞り、それ以外は段ボール箱に保管しておくのがスペース効率的に有効です。ただ、段ボール箱にはネームランドなどでタイトルラベルを作成し、箱が見える面に貼っておきます。少なくとも、上面と見える側面2カ所以上には貼っておく必要があります。

・ネームランドを活用
 ネームランドはファイルなどに貼るラベルを作成する機器で、非常に便利なツールです。シールの種類は、幅が3.5mm~46mm、色が白・黄・クリアなど様々なバリエーションがあり、用途に応じて活用できます。手書きでファイルに記名する場合、字にバラツキがあったり、書くとき緊張するなどで億劫に感じたりしますが、ネームランドだときれいに印字されたラベルを簡単に作成できます。
 次回に続きます。