対象:デスクを整理したい方 
効果:デスクを整理するタイミングについて理解できます。

 デスクの整理について、「いつ整理するか」について考えます。
 仕事には優先順位があります。
 「時間管理マトリックス」は、米国のコンサルタントであるスティーブン・R・コヴィーが提唱した、取り組むべき仕事の基準に関する理論で、
 1.重要度が高く、緊急度も高い
   ・締め切りのある仕事
   ・クレーム処理
   ・せっぱつまった問題 など
 2.重要度が高いが、緊急度は低い
   ・人間関係づくり
   ・勉強や自己啓発
   ・準備や計画
   ・品質改善
   ・エンパワーメント など
 3.重要度が低いが、緊急度は高い
   ・重要度が低い電話
   ・重要度が低い会議
   ・重要度が低い報告書の作成
   ・雑事 など
 4.重要度が低く、緊急度も低い
   ・待ち時間
   ・暇つぶし
   ・単なる遊び
   ・だらだら電話
   ・その他意味のない活動
に分けて考えます。
 その中で、
  1.重要度が高く、緊急度も高いは「すぐやる」
  2.重要度が高いが、緊急度は低いは「計画してやる」
  3.重要度が低いが、緊急度は高いは「任せる、あるいはなるべくやらない」
  4.重要度が低く、緊急度も低いは「やらない」
という分類になります。
 積極的に行うのは「1.重要度が高く、緊急度も高い」と「2.重要度が高いが、緊急度は低い」になりますが、では、デスクの整理はどこに当たるでしょうか。私は、「2.重要度が高いが、緊急度は低い」であり、その中でも上位に位置すると考えます。

・いち早く効率性の高い状態に持って行く 
 デスクが整理され継続されるようになったならば、その後は効率性の高い状態で仕事ができるようになります。その体制を作ってしまうのに、早いに越したことはありません。「2.重要度が高いが、緊急度は低い」の上位に位置すると考えるのは、即効性が高いことも理由です。整理されたその時からすぐに便利になります。また、短期的に仕事がはかどるようになるだけではなく、長期的に大きな差が生じるでしょう。

・創造性の高い仕事をし易い環境を作る
 デスクを整理するなどにより環境が整うと、創造力が高まります。「デスクをいかに整理するか(6)集中力の向上・視野の拡大」でもお話ししましたが、余計な物がデスク上に無く整理されていると、気持ちがシーンと静まり、新しい発想が浮かびやすい環境にすることができるからです。ですので、創造性の高い仕事に着手する前にデスク整理をしてしまう方が有効と考えます。
 次回に続きます。