対象:BCPにおける情報収集の方向性を理解したい方 
効果:災害時においてどの様な情報を収集するべきか理解できます。

 今回も、BCPにおける情報の重要性についてです。
 BCPにおける情報を収集するため事前に準備しておく要素として、前回は「職員が職場へ来られる人数の把握のための、メールなどを活用した仕組みの作成」についてお話ししましたが、今回は、
  ・職員名簿
について考えてみます。

【職員名簿】
 職員名簿はどの組織においても作成しておられるかと思いますが、災害時において必要な項目は、
  ・個人コード
  ・氏名
  ・仮名氏名
  ・性別
  ・年齢
  ・郵便番号
  ・住所
  ・携帯電話番号
  ・固定電話番号
  ・メールアドレス
  ・事業所コード
  ・部所コード
  ・職種コード
  ・事業所
  ・部所
  ・職種
などが挙げられます。

〈個人コード・氏名〉
 個人コードは本人を特定する上で最も適格な情報です。氏名であれば同姓同名の方が存在する場合があり、必ずしもその人物のみを限定する情報ではありません。また、例えば「さいとう」という名字であれば、斉藤・齋藤・齊藤など複数の漢字があるように、特定しづらいことがあります。あと、姓名の間のスペースが半角・全角で混在する、入力ミスにより氏名の後ろに隠れたスペースが入力されていた、などのケースがあり、検索対象としては以外とファジーな情報であると言えます。名簿がエクセルで管理されているならば、キーワード検索をする場合、個人コードの方が適格に本人の情報にフォーカスできます。
 ただ、当然ではありますが、氏名は欠いてはならない情報です。氏名が存在しなければ、誰の個人情報か特定するため余計な手続を踏まなければならなくなります。
  ・正確な漢字の入力
  ・姓名の間のスペースの統一(全角・半角のどちらかにする)
  ・氏名の前後の隠れたスペースを誤って入力しない
などを意識し入力すれば良いです。

〈仮名氏名〉
 仮名情報は今後ますます必要になってくると考えます。近年、複雑な漢字を使った、あるいは漢字を見ただけでは読み方が浮かんでこない名前が増えました。仮名情報があることで、個人を特定できる、あるいはいちいち迷わず対象者とコンタクトを取ることができます。

〈性別〉
 性別情報は、
  ・名前からは性別が判別しづらい場合、明確に特定できる
  ・男女の数を把握できる
などの利点があります。
 一見、男性か女性か分からない名前である場合、性別情報があればすぐに把握できます。また、男女の人数が分かれば、災害時における仕事の割り振りの目安になります。力仕事は男性に有利ですが、例えば病院の場合、女性の患者様に対応するのに同性の方が良い場合があります。エクセルによる名簿であれば、フィルター機能などを活用すれば男女の人数をすぐに把握できます。

〈年齢〉
 年齢情報は、対象者をイメージするのに役立ちます。
 例えば、同姓同名の2人の山田太郎さんが存在する場合、
  ・山田太郎 20才
  ・山田太郎 60才
というように年齢情報が付加されていれば、どちらの山田太郎さんか大方予測することができます。
 また、性別情報と同様、仕事の割り振りの目安になります。若い方、高齢の方それぞれに的確な役割があります。
 次回に続きます。