対象:BCPにおける情報収集の方向性を理解したい方 
効果:災害時においてどの様な情報を収集するべきか理解できます。

 今回も、BCPにおける情報の重要性についてです。
 BCPにおける情報を収集するため事前に準備しておく要素として、前回に続き「職員名簿」についてです。今回は、「事業所コード・部所コード・職種コード・事業所・部所・職種」について考えます。

〈事業所・部所・職種〉
 事業所情報があることで、各職員の勤務中の所在地が明確になります。事業所の所在地が一箇所なら特に必要ではありませんが、支店など複数箇所に及ぶならば集まる場所は異なります。拠点を複数所有している組織であれば必須の情報です。
 部所情報により、各職員の担当箇所が明確になります。病院において複数病棟が存在する場合、看護師により担当部所は異なります。自分が所属している病棟に関することの方が、他の病棟のことより把握しているかと思います。状況にもよりますが、患者様の救護や必要な物品の搬出など、まずは自分が所属している病棟から対応するのが効率的と考えます。
 職種情報により、担当の振り分けを迅速に行うことができます。災害時、病院の場合、災害対策本部、情報・総務班、救護・介護班、医療班、設備・物資班、食事班などの班に分けられます。そして、看護師であれば医療班、介護職では救護・介護班、事務職では情報・総務班、などを担当します。このように、日頃から班編制と担当職種を決めておけば、災害時に迅速に班編制を行うことができます。

〈事業所コード・部所コード・職種コード〉
 事業所・部所・職種情報に加え、各項目のコードもBCPの情報に加えておけば便利です。例えば、エクセルで情報を管理する場合、「フィルター」機能を使うと項目毎に情報を絞り込むことができます。病棟毎や看護師毎に職員を絞り込む場合などです。ただ、入力ミスなどで、看護師の文字データの後ろに見えない空白がある場合、
  ・看護師
  ・看護師 ←見た目同じだが、実は空白文字が隠れている
フィルターの項目が「看護師」「看護師 」と分かれてしまいます。
 一方、数字を入力する場合、エクセルの通常設定であれば全角モードで数字を入力しても自動的に半角数字に置き換えられます。よって、混乱する要素の低い、コードによる数字情報も備えておけばより安心です。
 次回に続きます。