対象：効率的に防災用品データを管理したい方
効果：防災用品データで備えておく項目について理解できます。
今回は、防災用品データをいかに管理するかについてです。
防災用品には様々な物がありますが、災害時に速やかに対処するため、利用できる状態の品物を迷わず取りに行くことができるようにしておくことが重要です。
防災用品を管理する目的は、
・保存食などを消費期限内に消費することで、廃棄することによるロスを無くす。
・使用期限切れの物品を新しい物と交換する。
・何がどれ位必要か把握できる。
・防災用品に掛かる金額を把握することで、適正な費用を維持する。
・どこに何があるか把握することで、迷わず取りに行くことができる。
などが考えられます。
そのためには、防災用品データを管理しておき、いざという時すぐに物品を把握できる体制の整備が必要です。
防災用品のデータベースを作成する項目名を選ぶ基準として、
・名前
・何に使うか
・どれ位必要か
・取扱業者の連絡先
・分別し易いような区分
・取扱部署
・置き場所
・単価
・在庫量
・金額
・購入日時
・食品なら賞味期限・消費期限
・使用期限
などが挙げられます。
〈物品名〉
物品名は、無くてはならない基本データです。正式名での記載が原則ですが、略称での共通認識があるならばカッコ書きで正式名に続けて記載しておけば分かりやすいと考えます。誰が見ても分かる、発注するときに取扱業者に正確に伝わる、などを心掛け入力すれば良いです。
〈内容等〉
内容等には、物品の用途など様々な必要情報を記載します。
内容として、
・用途
・特徴
・使用方法
・注意事項
・患者様が何人だからこれだけ必要という目安
などです。
あまり詳細になりすぎると読みづらくなってしまいますが、「これはあった方がいい」と考えられる情報は記載しておきます。書き方のルールはそれ程こだわることは無いと思います。
〈販売元・販売元電話番号・販売元メールアドレス〉
製造元・製造元電話番号・製造元メールアドレスは、発注依頼などに必要です。連絡先に、電話番号の他にメールアドレスも登録しておくと良いです。「BCPにおける情報の重要性（３）」「BCPのために備えておく情報（６）」でもお伝えしましたが、復旧が早い可能性が高いのは電話よりメールなどの電子通信手段です。複数の通信手段を設けておけば、いざという時連絡できる可能性が高まります。
次回に続きます。